HR & Office Administrator

Vitestro, opgericht in 2017 in Utrecht, is een pionier in de toekomst van bloedafname met de Aletta® Autonomous Robotic Phlebotomy Device™ (ARPD™). Dit baanbrekende medische apparaat combineert geavanceerde multimodale beeldvorming (nabij-infrarood, echografie en Doppler-echografie) met robotica en AI om de volledige diagnostische bloedafnameprocedure autonoom uit te voeren.

om ons dynamische team te versterken!

Als HR & Office Administrator word je een essentieel onderdeel van ons team. Je ondersteunt bij verschillende administratieve HR-processen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Dit is jouw kans om bij te dragen aan zowel de operationele als de menselijke kant van de organisatie.  Bij ons kom je terecht in een dynamisch HR-team, waar geen dag hetzelfde is en je echt het verschil kunt maken.

• Jij zorgt ervoor dat alles op het gebied van salarisadministratie, verlof en personeelsdossiers soepel verloopt. Zo verzamel en lever je tijdig de salarisinput aan onze administrateur en houd je verzuimgegevens bij in Nmbrs. Daarnaast ben jij het aanspreekpunt voor vragen over loonstroken – een echte helpende hand voor onze medewerkers.

• Ook belasting en regelgeving gaan jou niet voorbij. Jij ondersteunt bij het invullen van de 30%-regeling formulieren en zorgt dat deze correct worden afgehandeld. Daarnaast beheer je IND-aanmeldingen en UWV-aanvragen voor verlofregelingen, zodat alles netjes en op tijd geregeld is.

• Het onboarding- en offboarding-proces van nieuwe en vertrekkende collega’s lis bij jou in goede handen. Je helpt bij het administratieve proces van nieuwe medewerkers, verzorgt contractverlengingen en stelt contractaanbiedingen op, inclusief aanbiedingen voor nieuwe medewerkers. Zo zorg jij ervoor dat onze medewerkers een warm welkom én een nette afronding ervaren.

• Binnen lease en faciliteiten ben jij degene die het overzicht houdt over de autolease-contracten en contact onderhoudt met de leasemaatschappijen. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt, zodat je collega’s zich nergens zorgen over hoeven te maken.

• Daarnaast ben jij verantwoordelijk voor belangrijke HR-documenten en systemen. Van het opstellen van werkgeversverklaringen tot het regelen van toegangsrechten in systemen zoals SharePoint – jij houdt alles georganiseerd en toegankelijk.

• En tot slot, bij ons draait HR ook om gezelligheid en aandacht voor collega’s. Jij bereidt verjaardagsattenties en kaartjes voor, zodat onze medewerkers zich gewaardeerd en gezien voelen.

Kortom: een veelzijdige, afwisselende functie waarin je alle facetten van HR ontdekt, je organisatorische talent inzet en tegelijkertijd een belangrijke bijdrage levert aan het welzijn en de beleving van onze medewerkers. Voor deze rol zoeken we een multitaskende duizendpoot met uithoudingsvermogen en drive. Dit is rol voor iemand die werk ziet liggen en dat oppakt en niet wacht tot iemand je aan het werk zet.

• Kennismaken met het HR-team, processen en het bedrijf 

• Leren werken met HR-systemen (zoals odoo) en sharepoint

• Meelopen met onboarding (nieuwe medewerkers verwelkomen) 

• Basisvragen van medewerkers leren beantwoorden 

• Documenten en personeelsdossiers leren opstellen 

Focus: leren, observeren en fouten mogen maken

Daarna ga je zelfstandig ondersteunen en ligt de focus op nauwkeurig werken en routine opbouwen.

Na een maand of vijf draai actief meedraait en je vrijwel zelfstandig de HR-administratie beheert, meetings coördineert, meedenkt over verbeteringen in processen, het contact voor medewerkers bent en ondersteunt bij allerlei projecten. Je werkt zelfstandig en bouwt vertrouwen op.