Projects Administrative Assistant

POSITION SUMMARY

• Asistencia Administrativa, gestión y control de costos de Proyectos del País.

RESPONSIBILITIES 

• Apoyar directamente la gestión Project Management, como desarrollo de informes y reportes mensuales del servicio entre otras actividades referentes a la gestión de Proyectos
• gestionar cotizaciones y RQ de proveedores (Oracle/Excel/Smartsheet)
• Actualizar las planillas de Backlog de Proyecto
• Gestionar la documentacion de acreditacion del personal en los proyectos
• Gestionar la documentacion para los estados de pago del cliente.
• Gestionar Carpetas Digitales de documentacion de proyectos
• Soporte en la coordinación y atención de trabajos de Proyectos y control de gastos
• Realizar el trámite y gestión de firma de documentos (Facturas, rendiciones)
• Controlar los procesos de gestión del personal asignado al proyecto(Dotación de Personal, asistencia, vacaciones, reemplazos, etc)
• Seguimiento de órdenes de compra de contratos y pedidos especiales de Proyecto

• Seguimiento de rendiciones de gastos asociadas a los proyectos 
• Reportar el control de gasto de materiales, consumibles, fungibles para la elaboración del informe de gestión mensual. 

QUALIFICATIONS

• Experiencia mínima de 3 años como asistente de administración en servicios de facilities management 

     EDUCATION AND CERTIFICATIONS

• Técnico o egresado carreras associadas a  Administración de empresas o carreras afines
• Excel – Nivel intermedio- avanzado.