Office Manager (m/w/d)

Iris Germany ist eine international operierende Kommunikationsagentur mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum. Wir arbeiten eigenverantwortlich, offen und mit einem starken Teamgeist. Für unser Team suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit als

Office Manager (m/w/d)

(Vor-Ort-Präsenz, in Teilzeit mit 20 Stunden/Woche)

Deine Aufgaben:

Finanzen & Administration

• Monatliche Abrechnung der Firmenkreditkarte inkl. vollständiger Zuordnung aller Rechnungen und Belege
• Klärung fehlender Belege und Erstellung von Ersatzbelegen in Abstimmung mit Management und Finance
• Prüfung und Dokumentation von Bewirtungskosten
• Bearbeitung eingehender Rechnungen und Zahlungserinnerungen sowie Upload ins Zahlungssystem
• Onboarding neuer Lieferanten und Sicherstellung korrekter Rechnungsdaten, auch bei internationalen Anbietern

Office & Facility Management

• Sicherstellen eines gepflegten, gut organisierten Office, inklusive Küche, Kaffeemaschinen und Getränkevorrat
• Bestellung und Bestandsmanagement von Office- und Küchenbedarf
• Koordination mit Reinigungsfirmen und Facility Management bei Wartung und Reparaturen
• Vorbereitung von Meetingräumen inklusive Catering und Nachbereitung
• Betreuung der zentralen Info-Postfächer sowie der ein- und ausgehenden Post

• Weitere verschiedene administrative Tätigkeiten wie z.B. Besorgung von Geschenken

Reise- & Eventmanagement

• Buchung von Hotels, Flügen und Mietwagen
• Planung und Organisation interner Events wie Sommerfest und Weihnachtsfeier
• Koordination externer Veranstaltungen

HR-Support

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender, z. B. Versand von Equipment
• Krankmeldungsmanagement und wöchentliche Reports an den Payroll-Dienstleister
• Organisation von A1-Bescheinigungen, Arbeitssicherheits- und Betriebsarzt-Terminen

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Administration, idealerweise in einer Agentur oder einem internationalen Unternehmen
• Erste Erfahrung in der Belegbearbeitung und Kreditkartenabrechnung
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word)
• Sehr strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen
• Selbstständigkeit und Eigeninitiative, du gehst offene Punkte aktiv an
• Organisationstalent und Freude an der Planung von Events und Reisen
• Kommunikationsstärke, ein freundliches Auftreten und echte Hands-on-Mentalität
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Serviceorientierung und Teamgeist, du bist gerne erste Ansprechperson im Office

Was dich erwartet:

• Schönes Office im Herzen von München mit guter Anbindung an den ÖPNV
• Internationales Team mit offener Kommunikation
• Modernes Arbeitsumfeld mit Start-up-Spirit
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Kaffee und Obst for free