Bilingual Office Coordinator and Administrative Assistant / Coordonnateur(trice) de bureau et adjoint(e) administratif(ve) bilingue

Bilingual Office Coordinator and Administrative Assistant

Assistants - Montreal, Quebec

(le français suit)

About Us

JFK Law LLP is a mid-sized, national law firm focused on delivering high quality legal services to Indigenous people, communities, and organizations. We are a national leader in Aboriginal law with offices in Victoria, Vancouver, Toronto, & Kahnawake, and opening soon in Montreal and Calgary. We foster an environment of excellence in serving our clients, continuous learning, cultural competency, and mutual respect.

JFK Law is committed to advancing justice and self-determination for Indigenous people. Trusted by Indigenous individuals and communities for our results, determination, and experience, we foster an inclusive workplace where collaboration drives meaningful outcomes.  We bring dedication and rigor to everything we do, and we hold ourselves to high standards of care and precision. We are guided by values of honouring Indigenous voices, being bold, creative, and strategic. We listen with humility, we strive to innovate, we challenge norms, and we create a modern, inclusive environment where all team members can thrive in an environment where we are equally accountable to our clients and our colleagues in making a lasting impact. 

As a firm dedicated to serving Indigenous people, we strongly encourage Indigenous applicants to apply. We are deeply committed to building and sustaining a workplace that supports our Indigenous team members in their professional growth and honours their personal and cultural identities. 

Role Overview

This is a Full Time Position approximately 37.5 hours per week. It is a full-time in-office role working out of our beautiful and brand-new downtown Montreal location.

This role is best suited to an individual that is fully bilingual, motivated, organized, adaptable, and takes initiative. This position will be the main coordinator for our Montreal office, managing the reception desk, office clerical duties and providing administrative assistant support to other members of the legal team.

The Office Coordinator Administrative Assistant reports directly to the Manager of Support Services. This role offers opportunities for career development while providing administrative and operational support across various functions. 

Key Responsibilities

• Fulfill reception duties, including welcoming guests, answering phones, taking messages, and directing calls.
• Manage the daily requirements of the physical office.
• Order, stock, sort and organize office supplies, and manage inventory.
• Maintain general office tidiness and well-being, including coffee service, purchase/restock supplies and clean-up as needed.
• Arrange meetings, including preparation of documents, catering, and logistical support.
• Prepare the boardroom and set up AV for meetings.
• Set up and clean up before and after meetings
• Collect, sort, and distribute incoming mail and courier packages.
• Handle scanning and photocopying of necessary documents.
• Schedule and coordinate frequent travel arrangements.
• Manage calendars and schedule appointments using Outlook and various planning tools.
• Oversee and update both electronic and physical “Tickler” reminder systems for task and document management.
• Complete monthly reconciliations of expenses.
• Organize and manage complex electronic and paper filing systems.
• Draft, edit, format, and organize various materials, including correspondence, memos, reports, documents, and labels, for electronic or print use.
• Perform additional administrative tasks as needed to support the team.

Requirements and Qualifications

The ideal candidate will:

• Be bilingual (French/English) in both verbal and written
• Be a graduate of an accredited Administrative or Legal Assistant program or possess equivalent experience.
• Have 1+ years of experience as an Administrative or Legal Assistant or similar role.
• Demonstrate strong time-management, communications, organizational and prioritization skills, with the ability to work independently and take initiative.

Preferred Skills:

• Exceptional technical skills and meticulous attention to detail.
• Strong organizational and teamwork abilities.
• Proficiency with Microsoft Office applications.
• Ability to thrive in a fast-paced environment, adapt to shifting priorities, and meet tight deadlines.
• Self-motivated, proactive, and capable of completing tasks with minimal supervision.
• Excellent interpersonal, written, and verbal communication skills.
• Ability to work effectively under pressure.
  
  

Applicants are encouraged to disclose if they are a citizen of an Indigenous Nation.

 

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Coordonnateur(trice) de bureau et adjoint(e) administratif(ve) bilingue

Services administratifs – Montréal (Québec)

Qui sommes-nous?

 

JFK Law LLP (« JFK ») est un cabinet d'avocats national spécialisé en droit autochtone qui se consacre à offrir des services juridiques de haute qualité aux peuples, communautés et organisations autochtones. Nous avons des bureaux à Victoria, Vancouver, Toronto, Kahnawake et prochainement à Montréal et Calgary, tout en desservant des clients à travers le Canada. Nous favorisons un environnement d'excellence dans le service à nos clients, l'apprentissage continu, la compétence culturelle et le respect mutuel.

JFK s'engage à faire progresser la justice et l'autodétermination des peuples autochtones. Reconnus par les individus et les communautés autochtones pour nos résultats, notre détermination et notre expérience, nous favorisons un milieu de travail inclusif où la collaboration mène à des résultats significatifs. Nous faisons preuve de dévouement et de rigueur dans tout ce que nous entreprenons, et nous travaillons selon des standards élevés de qualité et de rigueur. Nous sommes guidés par des valeurs qui consistent à honorer les voix autochtones, à faire preuve d'audace, de créativité et de stratégie. Nous écoutons avec humilité, nous nous efforçons d'innover, nous remettons en question les normes et nous créons un environnement moderne et inclusif où tous les membres de l'équipe peuvent s'épanouir dans un cadre où nous sommes également responsables envers nos clients et nos collègues afin d'avoir un impact durable.

En tant que cabinet dédié au service des peuples autochtones, nous encourageons fortement les candidats autochtones à postuler. Nous sommes engagés à créer et à maintenir un lieu de travail qui soutient nos collègues autochtones dans leur développement professionnel et d’honorer leur identité personnelle et culturelle.

 

Aperçu du role

L’objectif principal du poste de Coordonnateur(trice) de bureau bilingue et adjoint(e) administratif(ve) est de soutenir le cabinet dans la gestion ordonée, diligente et efficiente du bureau ainsi que de collaborer avec l’équipe afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet. Ce rôle convient particulièrement à une personne motivée, organisée, adaptable et proactive.

Il s’agit d’un poste à temps plein (environ 37,5 heures par semaine), en présentiel, au sein de notre nouveau bureau du centre-ville de Montréal.

Ce poste conviendra à une personne parfaitement bilingue, motivée, organisée, adaptable et qui fait preuve d’initiative. Cette personne sera la principale coordonnatrice ou le principal coordonnateur du bureau de Montréal, responsable de la réception, des tâches administratives générales et du soutien administratif à l’équipe juridique.

Le poste relève directement de la direction des services de soutien et offre des possibilités de développement professionnel.

 

Responsabilités clés

- Assurer l’accueil des visiteurs, répondre au téléphone, prendre les messages et acheminer les appels.

- Gérer les opérations quotidiennes du bureau.

- Commander, organiser et gérer les fournitures de bureau et les inventaires.

- Maintenir la propreté et le bon fonctionnement du bureau, incluant le service de café.

- Organiser les réunions, y compris la préparation des documents, la commande de repas et le soutien logistique

- Préparer la salle de réunion et les équipements audiovisuels.

- Effectuer la mise en place et le rangement avant et après les réunions.

- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis.

- Effectuer la numérisation et la photocopie de documents.

- Coordonner les déplacements professionnels.

- Gérer les calendriers et les rendez-vous avec Outlook.

- Maintenir les systèmes de rappel électroniques et physiques.

- Effectuer les conciliations mensuelles des dépenses.

- Organiser et maintenir les systèmes de classement électroniques et papier.

- Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents.

- Fournir tout autre soutien administratif requis.

 

Exigences et qualifications

La personne idéale :

- Est parfaitement bilingue (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit.

- Détient un diplôme en administration ou en assistance juridique, ou une expérience équivalente.

- Possède au moins 1 an d’expérience pertinente.

- Démontre de solides compétences en gestion du temps, en communication et en organisation, ainsi qu’une grande autonomie.

Compétences souhaitées :

- Excellentes aptitudes techniques et souci du détail.

- Fortes capacités organisationnelles et esprit d’équipe.

- Maîtrise de Microsoft Office.

- Capacité à gérer un environnement dynamique et des priorités changeantes.

- Autonomie, proactivité et fiabilité.

- Excellentes compétences interpersonnelles et communicationnelles.

- Capacité à travailler sous pression.

 

Nous encourageons les membres de nations autochtones à s’identifier dans leur candidature.