RÉCEPTIONNISTE | Receptionist

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.

Consider the possibilities of joining a Great Place to Work!

• Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.
• Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée.
• Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.
• Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécurité
• Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.
• Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
• Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.
• Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général.
• Recevoir le courrier et les colis.
• Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.
• Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

• 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.
• Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.

• Connaissance de l’informatique et de logiciels tels que la suite MS Office
• Ton de voix clair et professionnel.
• Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.
• Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.
• Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer :

• Le travail se fait principalement à l'intérieur
• Tenue de travail standard exigée

• Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour
• Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

• Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone

• Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins
• Un minimum de voyage requis

• →Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building
• →Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room
• →Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc.
• →Immediately notifies and involves management with customer service and security issues
• →Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures 
• →Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members 
• →Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed.  May make coffee. 
• →Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture
• →Receives incoming mail and packages 
• →Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files
• →May perform light typing, proofreading, data entry or printing

• High School Diploma or equivalent

• Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred
• Proficient at operating telephones, fax, copier 

• Working knowledge of MS Office Suite
• Clear and professional speaking voice and tone
• Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations
• Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy
• Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours