Office Specialist

Centuria to zespół inżynierów SysOps i DevOps skupionych na jednym celu, utrzymaniu ciągłości działania biznesów naszych klientów online. Zapewniamy ciągłość funkcjonowania kluczowych usług IT i zapewne korzystałeś/aś z systemów, które są pod naszą opieką nawet nie zdając sobie z tego sprawy! Za kulisami błyskawicznych płatności, zakupów online, serwisów medycznych czy popularnych platform stoją ludzie, którzy dbają o ich niezawodne działanie i wysoki poziom ochrony danych.  

Pracujemy dla takich marek jak Castorama, Medicover, Modivo, czy Elektroda, a nasze działania są doceniane w branży i wyróżniane przez Puls Biznesu czy Forbes.  

 Centuria liczy około 50 osób i łączy nas partnerstwo, chęć do działania i odpowiedzialność. 

Do Twoich obowiązków należeć będzie przede wszystkim zarządzanie funkcjonowaniem biura w Krakowie. Godziny pracy możesz dostosować do własnego harmonogramu, ważne jednak, abyś wcześniej zaplanował/a obecność w biurze w terminach wizyt serwisu, osoby odpowiedzialnej za sprzątanie itp.  

Będziesz współpracować z poznańskim oddziałem, dzieląc się obowiązkami dotyczącymi całej firmy i wzajemnie się wspierając. 

• Bieżąca opieka nad biurem, w tym dbanie o porządek i funkcjonalność przestrzeni oraz przyjmowanie i obsługa gości.

• Koordynacja kontaktu z dostawcami oraz podmiotami zewnętrznymi, np. serwisantami czy firmą sprzątającą.

• Uzupełnianie artykułów spożywczych i biurowych.

• Skanowanie i archiwizacja dokumentów.

• Wsparcie finansowo administracyjne, m.in. przygotowywanie i weryfikowanie faktur sprzedażowych, kontrola poprawności danych w raportach budżetowych czy realizacja przelewów.

• Obsługa telefonu służbowego.

• Nadawanie i zarządzanie dostępami, np. kartami, systemami wejścia.

• Wsparcie w organizacji spotkań i wydarzeń firmowych.

• Przygotowywanie newsletterów i komunikacji do pracowników. 

• Gotowość do pracy z biura (ul. Wygrana 9/4) min. 2 dni w tygodniu oraz gotowości do przyjazdu do biura w nagłych sytuacjach, np. awarii kranu czy zamku.

• Język angielski umożliwiający swobodną komunikację biznesową. 

• Dobra organizacja pracy własnej i umiejętność ustalania priorytetów. 

• Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do powierzonych zadań. 

• Łatwość nawiązywania relacji i otwartość .

• Wysoka kultura osobista w komunikacji, w tym w kontakcie z klientami, dostawcami i gośćmi biura. 

• Znajomość pakietu MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel). 

• Prawo jazdy kat. B. 

• Pracę w wymiarze 84-168 godzin miesięcznie w zależności od Twoich preferencji i wspólnych ustaleń.

Zaczynamy od analizy wszystkich aplikacji. Zapoznamy się z Twoim doświadczeniem i wrócimy do Ciebie z odpowiedzią.  

Etap 1: Rozmowa wstępna (ok. 45 min, online). Spotkanie z naszym Specjalistą ds. Rekrutacji. Opowiemy więcej o firmie, roli i ofercie, a następnie porozmawiamy o Twoim doświadczeniu, umiejętnościach miękkich i motywacji. 

Etap 2: Case study (w domu): Przekażemy Ci krótkie zadanie do rozwiązania w domu.  

Etap 3: Finalne spotkanie (ok. 1h, online): Spotkasz się z członkiem naszego zarządu oraz Office Specialist z Poznania. Rozmowa będzie skupiać się na omówieniu zadania oraz kilku dodatkowych pytaniach. Będzie również czas na odpowiedź na Twoje pytania. 

Na koniec: informacja zwrotna i decyzja. Niezależnie od wyniku procesu wrócimy do Ciebie z informacją zwrotną. Wspólnie ustalimy termin, w którym przekażemy Ci ostateczną decyzję.