Legal Secretary

법률비서(Legal Secretary)주요 업무 개요

Linklaters 서울 사무소에서는 변호사들의 법률 업무를 전문적으로 지원하고, 원활한 사무소 운영과 협동적인 업무 환경 조성에 기여할 법률비서를 모집합니다.

법률비서는 변호사 및 오피스 매니저와 긴밀히 협력하여 다양한 법률 사무 및 행정 지원 업무를 수행하며, 업무의 우선순위를 효과적으로 관리하고 정확하고 신속한 업무 처리를 통해 높은 수준의 서비스를 제공하는 역할을 담당합니다.  

주요 담당 업무

1. 문서 작성 및 행정 지원

• Microsoft Office 애플리케이션 (특히 Word)를 활용하여 각종 문서 및 복잡한 법률 문서의 작성, 수정, 편집 및 서식 관리
• 사내 문서 관리 시스템을 통한 문서 등록, 분류 및 관리
• 법률 문서의 서명 준비, 교열, 복사, 스캔 및 PDF 문서 처리
• 기타 일반 사무 및 행정 업무 지원

2. 비서 업무 수행 및 변호사 업무 지원

• 변호사의 원활한 업무 수행 및 고객 서비스 제공을 위한 전반적인 비서 업무 수행 및 행정 업무 지원
• 기밀 및 민감한 정보의 철저한 보안 유지와 관리
• 회의, 사내∙외 행사, 고객 미팅 및 외부 일정의 준비 및 조율
• 번역 업무 처리 및 일정·이메일 관리
• 경비 정산 및 청구서 처리
• 국내∙외 출장 관련 예약 및 일정 조율

3. 사내 시스템 및 정보 관리

• 사내 인트라넷 및 위키 (Wiki) 페이지 작성, 업데이트 및 관리 지원
• 변호사 프로필 및 이력사항 관리 (공식 홈페이지 게시 정보 포함)
• Salesforce 및 Matter Explorer 등 사내 시스템 상의 정보 업데이트 및 관리
• 사내 업무 자료 및 관련 정보 검토, 수정 및 유지 관리

4. 수임 건 관리 및 청구 업무 지원

• 신규 수임 건 (matter) 등록부터 진행 중인 수임 건의 관리까지 전반적인 행정업무 지원
• 수임 건 관련 서류 작성 및 필수 체크리스트 관리
• 법률 자문 제안서 및 견적서 진행 현황 관리 및 보고
• 고객별 수임료 보고 및 관련 행정 업무 지원
• 고객 요구사항에 따른 청구서 상세 내역 작성 및 법률자문료 청구 업무 지원

5. 기타 업무

• 오피스 매니저 요청에 따른 기타 사무소 운영 관련 업무 및 프로젝트 지원

1. Document Production and Administrative Support

• →Produce, amend and format a wide range of documents using Microsoft Office applications, particularly Word, including complex legal documents.
• →Ensure documents are appropriately filed and maintained within the firm's document management system.
• →Prepare documents for execution, proofread, photocopy, scan, file and process PDF documents.
• →Provide general administrative support as required.

2. Secretarial and Professional Support

• →Provide comprehensive administrative support to lawyers in delivering exceptional client service.
• →Handle confidential and sensitive information with the utmost discretion.
• →Arrange and coordinate meetings, events, client functions and off-site activities.
• →Coordinate translation requests and assist with diary and email management.
• →Process expenses and invoices accurately and efficiently.
• →Organise and coordinate domestic and international travel arrangements.

3. Internal Systems and Information Management

• →Assist with the creation, maintenance and coordination of internal sites and Wiki pages.
• →Maintain and update lawyer CVs, including content published on Linklaters.com.
• →Update and maintain internal systems, including Salesforce and Matter Explorer.
• →Assist with the review, amendment and management of internal materials and resources.

4. Matter Management and Billing Support

• →Support all aspects of matter administration, including matter opening and ongoing matter management.
• →Prepare matter-related documentation and complete required checklists.
• →Monitor and report on successful and unsuccessful quotes and proposals.
• →Assist with client fee reporting and related administrative processes.
• →Support the billing process by preparing detailed narratives and reports tailored to client requirements.

5. Other Responsibilities

• →Undertake additional tasks, projects and initiatives as requested by the Office Manager.

To thrive in our collaborative and forward-thinking environment, you will possess the following qualities and capabilities:

1. Teamwork

• A proactive, flexible and positive approach to work.
• A commitment to supporting colleagues and contributing to the success of the wider team.
• A willingness to go the extra mile to deliver outstanding service.

2. Communication Skills

• Excellent interpersonal and communication skills.
• The ability to build effective relationships with both internal and external stakeholders.
• An approachable and adaptable style, with a strong client-service mindset.

3. Organisation and Delivery

• The ability to maintain a high level of accuracy and confidentiality.
• Strong organisational and prioritisation skills.
• The ability to work effectively under pressure and consistently meet demanding deadlines.

4. Technical Expertise

• Strong proficiency in using technology platforms and the ability to identify and escalate system-related issues appropriately.
• Experience producing both standard and ad hoc reports.
• The ability to work effectively with IT teams and other stakeholders to deliver reporting solutions and process improvements.
• A proactive interest in supporting continuous improvement and future system enhancements.

• Business-level written English and conversational spoken English (equivalent to TOEIC 800 or above).
• Advanced Microsoft Word skills, including document formatting, numbering, headers and footers, table of contents creation and management.
• Previous secretarial experience within an international or a Korean law firm.

• Administrative or executive support experience within banking, securities or other financial institutions.
• Administrative or secretarial experience within a consulting firm or other professional services environment.